NEUVA MANERA DE PLANIFICAR

NEUVA MANERA DE PLANIFICAR
primafrance systems

lundi 29 novembre 2010

ACTUALIDAD 2011 - CONSTELLATION BY PRIMAFRANCE

CONFERENCIA DEL PMI COS 2011 - SAN FRANSISCO

A través de los proyectos científicos de alta complejidad, CONSTELACIÓN BY PRIMAFRANCE ® ofrece interesantes oportunidades con el fin de trabajar de forma independiente en varias unidades de trabajo, mientras mantiene una coordinación y una coherencia de alto nivel.


El proceso sistémico de reconciliación de los datos proporciona una ganancia significativa en el rendimiento y reduce significativamente los errores de entrada.



(La presentación del caso ITER - Conferencia de San Francisco del PMI COS) http://www.pmicosconference.com/abstracts.html)

mardi 7 septembre 2010

CONCLUSIÓN

Tal y como se intentó ilustrar en los párrafos anteriores , un desarrollo eficaz y una gestión de las planificación de proyectos compleja obliga a las organizaciones a tomar decisiones desde arriba sobre el enfoque de gestión que piensan poner en marcha.

El software del método « CONSTELLATION »se apoya en instrumentos existentes de planificación con la ayuda de prácticas de planificación estándar. Esto necesita modificaciones menores sobre los procedimientos que rigen el desarrollo de la planificación y de la gestión.

Además, transmite las informaciones por medio de mensajes comprimidos y cifrados y no necesita conexiones de red muy rápidas entre las unidades.

El método “CONSTELLATION” por PRIMAFRANCE SYSTEMS necesita ajustes simples sobre los procesos y sobre el sistema de información. Puede ser ejecutado rápidamente y abastecerá de resultados desde las primeras semanas tras su instalación.

mercredi 25 août 2010

EL PROCESO « CONSTELLATION »


Figura 1: Los procesos de la constelación de la delegación

Los límites del proyecto son determinados, los recursos requeridos están establecidos por la unidad central y los actores y los papeles son fijados en la planificación compleja. Esta planificación compleja es utilizada para el reporting hacia los socios comanditarios, el comité de pilotaje y el cliente.

Definidas en el plan de gestión, las diferentes tareas se ven afectadas por las unidades seleccionadas que están encargadas de los trabajos. En el curso de la delegación, las tareas definidas por la unidad central, preparan unos proyectos para las unidades participantes. Los límites del proyecto (para la unidad participante) son especificadas por las características de la tarea delegada. Estos límites son las fechas de principio y fin y el presupuesto concedido.

Actualización de la delegación

En un proyecto bien administrado, el perímetro del proyecto cambia pero de modo controlado. Si el método “CONSTELLATION” es aplicado al proyecto, este cambio es administrado por la unidad central, que traslada la información a las unidades participantes.
Cuando una modificación de los límites del proyecto afecta a una tarea que había sido delegada, las modificaciones son trasladadas por medio de un proceso de actualización de la delegación.

Recordar la delegación

Los proyectos, son anulados o diferidos, hasta después de su comienzo. El módulo de recuerdo de la delegación del método “CONSTELLATION” permite a la unidad central anular una delegación existente. Cuando el mensaje de recuerdo de la delegación es aceptado, el proyecto, del lado de la unidad participante, se suprime pero queda en el sistema de planificación (con un status especial) con el fin de proporcionar información histórica sobre los recursos consumidos hasta la fecha. Una vez que una tarea es recordada, procedente de una unidad de participación, se volverá disponible para la delegación de una nueva unidad.

Control de actualizaciones

Disponer de información exacta y fiable en el momento adecuado, es obligatorio para tomar buenas decisiones. Así como el detalle de los proyectos planificados se ha desarrollado y administrado en lugares geográficos distintos, la cosecha de información vinculada a estos datos, en lo que se refiere al control, se vuelve cada vez más difícil de administrar. El control de actualizaciones realizado por la unidad participante crea un mensaje específico que contiene el conjunto de las informaciones puestas en el dispositivo de la unidad central.

Conexión de proyectos

Existen situaciones donde la unidad A, como unidad participante, necesita información con el fin de empezar una de sus tareas. No obstante esta información no está disponible en el seno de su organización interna. Si esta situación se produce, la unidad participante A puede mandar una petición a su unidad central. Después de haber analizado la demanda, la unidad central puede decidir abastecer las informaciones de su propia planificación o proviniendo de demandas, que, un poco más tarde, serán delegadas a otras unidades.

Debido a que la relación contractual que existe entre la unidad participante y la unidad central, esta última actúa como un corredor entre las unidades solicitantes y las que abastecen la información, satisfaciendo así la demanda.



mardi 24 août 2010

EL MÉTODO CONSTELLATION

El método “CONSTELLATION” desarrollado por PRIMAFRANCE SYSTEMS, combina, en una estructura coherente, las técnicas de planificación “top-down/bottom-up” y las ventajas del método de gestión descentralizada. El enfoque de gestión descentralizada, para el cual cada unidad sigue las líneas emitidas por la dirección, se vuelve posible asegurando la agregación de los datos y de los informes centralizados hacia el cliente y la administración central.

Así como explicaremos en los párrafos siguientes, el proceso principal del método “CONSTELLATION” es la delegación. En el curso de la delegación, una tarea de la planificación central es hace el proyecto al nivel de una unidad de producción, donde se descompone en elementos más pequeños. Este proceso puede estar considerado como el método de planificación “top- bottom”. El control de las realizaciones es ordenado por la unidad responsable de la entrega y se encuentra integrado en la planificación central donde los datos son verificados frente a la planificación inicial del proyecto.

El método “CONSTELLATION” por PRIMAFRANCE SYSTEMS se compone de tres elementos:


Los procedimientos: se basan en los procedimientos de gestión corporativa y dicta los requisitos mínimos de cada programa para cumplir la conexión entre ellos y la agregación a nivel de la Unidad principal.

Los elementos estándar de la planificación: como se dijo antes, el “Método CONSTELLATION” no es revolucionario pero evolutivo. A fin de lograr el rápido retorno, se utilizan sólo los elementos de planificación, tal y como se define en el estándar de la práctica de la PMI para programación (2007). De este modo, las unidades permanecerán dentro de un entorno bien conocido, facilitando la aceptación y permitiendo la utilización rápida. Los elementos de planificación aplicada son: el WBS y los jalones de principio y de fin.

Software: todo lo anterior permite a las unidades en los diferentes países compartir calendarios por medio de exportación e importación a cada uno de los sistemas. No obstante esto provoca dificultades. Cuando la tabla es importada, el conjunto del proyecto sigue con todos sus atributos suplementarios, lo que llega a crear la misma estructura del lado del receptor. Así como la planificación central es importada, el cobrador deberá integrar esta nueva tabla en su planificación, conectarla a la suya y asegurarse de que las dos funcionan con total transparencia. En el caso de un proyecto complejo, es una tarea pesada para el receptor ya que debe poder comprender la lógica de planificación de la otra y tomar las decisiones correctas sin disponer de toda la información.

El método “CONSTELLATION” propone un software que se apoya en los instrumentos existentes de planificación utilizados por la unidad por medio de procedimientos, lo que simplifica la importación de datos.

Las comunicaciones entre las diferentes unidades son efectuadas por medio de un sistema de mensajería. Cada intercambio de datos contiene un XML, un mensaje cifrado y comprimido. El formato del mensaje garantiza que los ficheros sean pequeños y la encriptación ofrece protección de datos sensibles.

Sin embargo, entre todos estos elementos, la comunicación tradicional entre los miembros del equipo del proyecto no puede y no debe ser reemplazada por instrumentos.

Es obligatorio que la comunicación del proyecto sea regida y vigilada por procesos y animada por el equipo de gestión del proyecto.

El público

Recoger e integrar diferentes planificaciones de proyectos en una visión coherente constituye una actividad molesta para el planificador que administra la planificación central ya que también debe ser capaz de comprender el método utilizado por otros planificadores
Con el fin de abastecer una seguridad suplementaria sobre los datos intercambiados, los procesos del método “CONSTELLATION” son reagrupados y atados a diferentes papeles: el jefe de proyecto y el planificador.
Los actores de CONSTELLATION

Las constelaciones son visibles desde el cielo, porque constan de estrellas brillantes. Si seguimos esta analogía, cada organización, desempeñando el papel activo en la ejecución del proyecto, es una estrella brillante. Sin embargo, en la gestión de proyecto, esto acabaría en caos porque debemos identificar una estrella brillante que es efectivamente más luminosa que otras. Llamemos a esta estrella: la unidad central.

La unidad central

Es el punto donde las distintas constelaciones que son creadas según el método, están conectadas las unas a las otras para formar estructuras todavía más complejas. Para ilustrar esto, imaginemos el organigrama, donde el jefe de proyecto es el que conecta con la organización del proyecto. Cada organización es una constelación de recursos, incluyendo sus relaciones, sus proximidades, su potencia y sus influencias.

Siguiendo con la analogía anterior, la unidad central es la única responsable del proyecto hacia el cliente final por lo que le conciernen los resultados a obtener. Todas las demás unidades son intercambiables alrededor de la unidad central.

Antes de ir más lejos debemos identificar todas las demás estrellas luminosas que forman parte de la constelación. Estas estrellas son las unidades participantes.


Las unidades participantes

Las unidades participantes son las otras estrellas de la constelación; Imaginemos que un instrumento poderoso estuviera disponible y que el ser humano pudiera mirar más allá de las estrellas actualmente conocidas. Los departamentos en el seno de una empresa desempeñan un papel diferente con arreglo a cada proyecto.

Esto significa que el departamento A desempeña el papel de la unidad central en el proyecto A pero es una unidad participante en el proyecto B.

Las posibilidades se encuentran limitadas únicamente por la capacidad de cálculo del material utilizado y del software y por la capacidad de los miembros del equipo de controlar estructuras complejas.

dimanche 22 août 2010

GESTIÓN CENTRALIZADA - GESTIÓN DESCENTRALIZADA

Gestión centralizada

En el enfoque de gestión centralizada, la dirección de la empresa, como centro de decisión determina, y fuertemente pone el énfasis en la utilización de los procesos, los procedimientos y los instrumentos.

Así como las organizaciones maduran, su proceso y sus instrumentos se vuelven cada vez más eficaces y son mejor percibidos. Esta madurez provoca un aumento del nivel de centralización. Pero mientras que la centralización presenta ciertas ventajas al contrario de un modelo descentralizado, querríamos también mostrar sus límites.

Las sociedades evolucionan. Los cambios en los procesos, los workflows y los instrumentos deben seguir esta evolución. Todas estas demandas de cambios son expresadas por los usuarios de diferentes unidades pero la resolución definitiva es tomada por el equipo central, generalmente al nivel del centro de decisión. Aunque este equipo esté formado por expertos en estos campos y que todas las unidades sean representadas, el proceso de toma de decisiones puede requerir mucho tiempo porque hay que identificar las necesidades que van a acabar en esta toma de decisiones.
Debido a que las decisiones son tomadas aparte de las unidades funcionales, estas últimas son obligadas a encontrar « reducciones » para responder a sus necesidades ya que la decisión está en proceso de validación en otro lugar.

Un ejemplo es dado por Google Inc: Demuestra que animar la innovación puede llevar ciertas ventajas por parte de la empresa. Se trata de la regla del 20 % del tiempo del proyecto: esta regla les permite a programadores y a otros empleados pasar la quinta parte de su tiempo trabajando en algo de su propio diseño.

Entonces el enfoque de gestión centralizada también puede desanimar a los empleados a tomar iniciativas. Tener una dirección situada lejos de las unidades, tomando todas las decisiones, provoca "burocracia" Y agrava el proceso frente a las unidades. Pueden también tener la impresión de que su voz no es oída y que la decisión será tomada en un nivel superior al suyo.

Algunos puntos claves que hay que tomar en consideración e incluidos en el modelo de gestión centralizada son:

· La utilización del control centralizado necesita la definición de un proceso común de todos los actores
· Los sistemas centralizados provocan, en el momento de su colocación, costes consecuentes
· La lentitud puede ser la consecuencia de un sistema centralizado
· El tratamiento local e independiente de las informaciones no es autorizado y el sistema se basa en una base de datos única
· La centralización y el sistema burocrático pueden frenar la innovación e inhibir el sentimiento de responsabilidad
· Esto puede conducir también a un aumento del tiempo de integración del nuevo sistema adquirido en el seno de la organización


Gestión descentralizada

Cuando una organización goza de un nivel elevado de autonomía, puede cubrir las necesidades de la empresa más rápida y eficazmente. También aumenta la capacidad de innovación, no sólo en cuanto a los individuos, sino también a los departamentos o divisiones de la empresa en su conjunto.

Cada unidad actúa de manera independiente y la organización de cada una de ellas debe ser concebida para responder a todas las necesidades. Para cumplir este objetivo, observamos una multiplicación de los recursos para poder sostener cada función, pero cada unidad debe construir su pool de recursos y de competencias especializadas.

Hay que comprobar que la gestión descentralizada depende de un cierto nivel de centralización.

Aunque las estrategias y los procedimientos sean creados y administrados localmente, es inevitable que ciertos niveles de coordinación sean aplicados para asegurar una coherencia de las informaciones basada en un reporting de mejor calidad.

Puntos claves a tomar en consideración, enfocados también sobre el modelo descentralizado de gestión:

- El coste de apertura es relativamente pequeño (frente al modelo de gestión centralizada)
- La racionalización de las necesidades individuales es posible
- La flexibilidad de la organización y su reactividad aumenta debido a su autonomía
- La fiabilidad del sistema crece
- Desacuerdos sobre el enfoque metodológico conducen a retrasos (fuente de ineficiencia)
- Nos encontramos con diferentes proveedores para cada componente
- Por fin, observamos un aumento muy importante de los recursos que causan un aumento en los costes

vendredi 20 août 2010

CONTROL DE ENFOQUE

CONSTELLATION BY PRIMAFRANCE

Se dice de la coreografía: El arte de componer bailes y ballets, principalmente para la escena por medio de paso y de figuras (http://en.wikipedia.org/wiki/Choreography)

Los elementos de la constelación se desplazan juntos según una coreografía precisa. Esta coreografía es definida en la planificación del proyecto por la secuencia de las actividades. En un guión que examinamos, los actores se encuentran en diferentes continentes y en países diversos con husos horarios distintos. El gerente del proyecto, que actúa como coreógrafo, es el encargado de crear un espectáculo reuniendo a los diferentes actores entre ellos.
Sin embargo, el público -el cliente- debe ver sólo la realización del ballet, dirigido por la primera bailarina rodeada de otros actores.


¿Cómo alcanzar este objetivo?

No es cuestión de abusar de la noción de centralización en el control de los proyectos complejos que utilizan a numerosos actores. Sin embargo, utilizaremos este concepto lo necesario. Vamos a analizar brevemente dos enfoques (aproximaciones) en los párrafos siguientes: centralización y la descentralización.

Aunque el título del párrafo siguiente pueda parecer engañoso, es innegable que un cierto grado de centralización es esencial en cada organización así como para todo tipo de proyecto. Es importante abordar tanto el enfoque de gestión centralizada como descentralizada.

mardi 17 août 2010

CONSTELACIÓN – UNA NUEVA FORMA DE COOPERACIÓN

CONSTELLATION BY PRIMAFRANCE

Una constelación es “un grupo de cuerpos celestes (generalmente estrellas) que parecen constituir un dibujo en el cielo o parecen visiblemente ligados unos a otros”. (http://en.wikipedia.org/wiki/Constellation )

Los objetivos de un proyecto definen la complejidad de su realización. Uno o varios resultados a obtener son creados para alcanzar los objetivos definidos. Estos resultados, que van luego a formar la estructura WBS, también definirán los elementos -o estrellas- del proyecto. A partir de este momento, estos resultados no incluirán una lista de organizaciones que serán y/o no impactadas por el proyecto y su resultado. Estas informaciones suplementarias encuadrarán más tarde y de forma precisa en los límites del proyecto.

Los elementos son repartidos entre diferentes organizaciones y esta distribución rebasa sus capacidades de movilizar los recursos adecuados y sus talentos y producen un resultado a menor coste.
Los resultados de cada uno de los actores son el fruto de sus actividades realizadas en diferentes lugares geográficos a nivel mundial. Por esta razón, estos resultados, ejecutados en diferentes lugares, son las estrellas de la constelación.

Cuando la planificación del proyecto es puesta en ejecución, las diferentes tareas y las relaciones que tienen entre ellas estarán también unidas entre ellas así como "estrellas” que ofrecen un tipo de representación gráfica de la constelación.
Identificar claramente y con precisión diferentes constelaciones del cielo es una tarea difícil. Los ojos necesitan un cierto entrenamiento para, de una parte, comprender y, de otra, analizar, concebir así como administrar eficazmente una planificación para un proyecto complejo.